Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer können im Rahmen einer Außenprüfung sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug zur Vorlage anfordern. Denn auch E-Mails stellen aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe dar. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigt (Urt. v. 30.4.2025 XI R 15/23) und klargestellt, dass die Anforderung von Unterlagen „en bloc“ im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zulässig ist. Vorlageverlangen, die sich z. B. auf „Belege und bare Geschäftsvorfälle“, “Eingangs- und Ausgangsrechnungen“ beziehen, sind zulässig.
Als nicht zulässig sah der BFH allerdings die Forderung nach einem Gesamtjournal, welches einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält. Vorlagepflichtig sind nur solche Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Unterlagen, die zur Vorlage erst erstellt werden müssen, können schon definitionsgemäß nicht von der Aufbewahrungspflicht erfasst sein.
Dass die Bereitstellung der angeforderten Unterlagen zu einem erheblichen zeitlichen Aufwand führt, spricht nicht gegen die Vorlagepflicht der angeforderten Daten. Zudem liegt kein Verstoß gegen das sogenannte Übermaßverbot vor, wenn das Unternehmen eine Vorauswahl der Unterlagen treffen kann und nur steuerrelevante Unterlagen vorzulegen sind.
Stand: 27. Januar 2026
